Stowarzyszenie Wikimedia Polska w swojej 15-letniej historii zatrudniło do końca 2019 roku łącznie 10 osób. Jeśli wszystko pójdzie zgodnie z planem, do końca 2021 zatrudnimy co najmniej kolejnych 7.

Nasz zespół rośnie, bo rośnie ruch Wikimedia – chce z nami pracować coraz więcej instytucji edukacyjnych i kultury, a my chcemy prężniej i sprawniej wspierać naszych wolontariuszy i wolontariuszki.

Dla dużej organizacji taka rekrutacja to nie jest jakiś wyczyn, ale my w nieco ponad rok podwoimy skład osobowy. W ten sposób nadrabiamy czas przestoju w organizacji.

Wybór odpowiednich osób wymaga jednak przemyślanego podejścia do rekrutacji. I to podejście chcę przybliżyć poniżej – pokazując cały proces zarówno przyszłym kandydatom i kandydatkom, jak i dociekliwym członkiniom i członkom stowarzyszenia.

Przygotowania: Kogo potrzebujemy?

Zanim w ogóle ogłosimy, że poszukujemy nowej osoby, potrzebujemy wewnątrz organizacji ustalić, jakiej osoby szukamy i jakie zadania będą przed nią stały.

W tym celu osoba prowadząca rekrutację tworzy profil kandydata. W większości organizacji pozarządowych i firm taki profil to po prostu zestaw umiejętności, które pracownik na nowym stanowisku musi posiadać. My robimy inaczej, ponieważ czai się tu pewna pułapka.

Czy na nowe stanowisko komunikacyjne wymaga osoby o bardzo dobrych umiejętnościach obsługi social media, czy może tylko dobrych? Jaka jest różnica? Czy ktoś, kto deklaruje bardzo dobre umiejętności w tym zakresie, a wcześniej pracował w agencji interaktywnej, będzie w stanie również bardzo dobrze komunikować się z odbiorcami stowarzyszenia? Jak to ocenić w trakcie 60 minut rozmowy?

Tak ogólnie nazwane poziomy umiejętności są bardzo trudne do precyzyjnego określenia. A same umiejętności często jeszcze trudniejsze do sprawdzenia w toku rekrutacji. 

Dlatego oprócz zwykłego “zakresu obowiązków” nasz profil kandydata określa jeszcze konkretne zadania i projekty do wykonania. Ważniejsze niż to, jakie kandydat ma mieć umiejętności, jest możliwie dokładne określenie, co kandydat musi być w stanie zrobić. 

Tradycyjna lista obowiązków jest ogólna i określa, czym pracownik ma się zajmować (np. “aktywizowanie społeczności wikipedystów”). Profil za to wskazuje na to, co pracownik ma osiągnąć i w jaki sposób (np. “samodzielna organizacja i przeprowadzenie konkursu edycyjnego”). 

Dlatego, żeby dokładniej określić co kandydat lub kandydatka musi być w stanie zrobić, na etapie rekrutacji określamy zadania dla nowego pracownika na pierwsze 3 miesiące.

Nie są to zadania treningowe, których wynik będzie potem do wyrzucenia. To by była strata czasu pracownika i naszego. Przed kandydatami stawiamy faktyczne działania, które stowarzyszenie chce podjąć w najbliższym czasie. Zawsze są to też zadania w naszej ocenie możliwe do ukończenia w ciągu 90 dni pracy. W zależności od roli, będą to zadania do wykonania samodzielnie lub z pomocą innych pracowników.

Ogłoszenie: Nasze zaproszenie dla Ciebie

Na podstawie profilu tworzymy ogłoszenie lub ofertę pracy. 

Oferta zawiera skrócony opis zadań na pierwsze 3 miesiące pracy. Ta część ogłoszenia ma pomóc kandydatce lub kandydatowi zrozumieć, jak będzie wyglądała przyszła praca.

Ogłoszenie zawiera też informację o tym, jakich poszukujemy umiejętności, ale… Celowo nie piszemy, jakiego poziomu umiejętności spodziewamy się od wzorowego kandydata lub kandydatki. Dlaczego? Ponieważ działa tutaj efekt Dunninga-Krugera: niektóre osoby kompetentne mają wątpliwości co do swoich kompetencji i odwrotnie – niektóre osoby niekompetentne potrafią uważać się za alfę i omegę.

Dlatego ogłoszenia konstruujemy tak, aby zgłosiło się możliwie dużo osób – tych bardzo pewnych siebie i tych mniej. Jeśli masz wątpliwości, czy dane ogłoszenie jest dla ciebie – zgłoś się!

Weryfikacja

Jeśli wszystko zrobimy dobrze, w odpowiedzi na ogłoszenie spłynie do nas kilkadziesiąt odpowiedzi. Z każdym CV się zapoznajemy, a najbardziej obiecujące osoby zapraszamy na rozmowy rekrutacyjne. 

Zespół rekrutacyjny (zwykle liczący 3 osoby) spotyka się z każdym z wybranych kandydatów i stara się jak najlepiej go poznać i ocenić.

Większość pytań, jakie zadajemy podczas rozmów rekrutacyjnych, to tzw. pytania behawioralne. Pytamy o wydarzenia z przeszłości i zachowanie kandydata w tych konkretnych sytuacjach. Na podstawie odpowiedzi budujemy sobie obraz tego, jak dana osoba myśli, w jaki sposób działa, a także jak pracuje z innymi.

To pozwala nam każdą późniejszą ocenę przypisać do wypowiedzi kandydata lub naszej konkretnej obserwacji z rozmowy z nim – to trochę tak jak na Wikipedii: [potrzebne źródło].

Nie zadajemy za to pytań o sytuacje hipotetyczne, nie pytamy “Co byś zrobiła gdyby…?” Takie pytania, nawet przy najlepszych chęciach ze strony kandydatów, prowadzą do gier psychologicznych i zastanawiania się, jaką odpowiedź rekruter chciałby usłyszeć. A taka celowo lub podświadomie zmodyfikowana pod rekrutera odpowiedź jest dla nas bezwartościowa.

Dlatego rozmawiamy otwarcie i szczerze, opierając się na przykładach i nie bawimy się w pytania z haczykiem.

Ocena i wybór

Po rozmowach z kandydatami zespół rekrutacyjny potrzebuje jeszcze “tylko” wybrać najlepszą z nich. To nie zawsze jest łatwe, ponieważ każdy kandydat ma swoje plusy i minusy.

Tutaj ponownie z pomocą przychodzą nam określone na etapie przygotowań zadania na pierwsze 90 dni. Na każdą kandydaturę patrzymy przez pryzmat tego, jakie w naszej ocenie ma szanse na wykonanie z sukcesem wszystkich stawianych przed nią zadań.

Dzięki temu dyskusje o kandydatach są o wiele bardziej konkretne. Zamiast zastanawiać się, która z osób ma “lepsze umiejętności” (co bardzo trudno skwantyfikować i porównać), na konkretnych przykładach zastanawiamy się, jakie cechy kandydata pomogą osiągnąć sukces, a jakie będą przeszkadzać w pracy.

W końcu w toku dyskusji musimy wybrać jedną osobę.

Wybrana przez zespół rekrutacyjny osoba otrzymuje od nas umowę na 3 miesiące i rozpoczyna pracę.

Szkolenie i ewaluacja

Podczas okresu próbnego mamy 3 miesiące, żeby poznać i ocenić się wzajemnie. 

Niektóre z założonych na okres próbny zadań mogą oprócz umiejętności i wiedzy nowego pracownika wymagać wprowadzenia w specyfikę naszej pracy lub przeszkolenia. Dlatego na początku jednak nowy członek zespołu przechodzi potrzebne szkolenia i jest pod opieką starszej stażem koleżanki lub kolegi. 

Po przeszkoleniu sięgamy do ustalonych w profilu kluczowych zadań i przez następne 3 miesiące sprawdzamy, jak nowy pracownik radzi sobie z ich wykonaniem.

Jeśli wszystko pójdzie dobrze – po 3 miesiącach podpisujemy umowę na czas nieokreślony i wspólnie dalej działamy na rzecz rozwoju wolnej wiedzy w Polsce.

Źródła

Opisany powyżej proces rekrutacji oparty jest na metodzie stworzonej przez Lou Adlera i opisanej w książce Hire with your Head, a także na moich własnych doświadczeniach oraz dobrych radach Andrzeja Swędrzyńskiego i Jon-Paula Ales-Barnicoata. Duże dzięki dla całej trójki za dołożenie cegiełek do budowy wolnej wiedzy!

Do zobaczenia na rekrutacjach

Jeśli to czytasz i rozważasz dołączenie do zespołu, zajrzyj na stronę oferty pracy – i do zobaczenia na rozmowach rekrutacyjnych!