Stowarzyszenia Wikimedia Polska, na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119, s. 1) (dalej: „RODO”), niniejszym informuje, że:

1. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Stowarzyszenie Wikimedia Polska (ul. Tuwima 95 lok. 15, 90-031 Łódź).

Kontakt z Administratorem jest możliwy za pośrednictwem poczty e-mail na adres: rodo@wikimedia.pl 

2. CELE, PODSTAWY I OKRES PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

1. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane dla celów:
   1. przygotowania dla Urzędu Skarbowego wymaganych przepisami prawa dokumentów, związanych z uczestnictwem w wydarzeniu, objętego zgłoszeniem na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. obowiązku prawnego Administratora, przez okres niezbędny do przygotowania dla Urzędu Skarbowego wymaganych przepisami prawa dokumentów, wykonania przez Administratora innych obowiązków podatkowych oraz przepisów dotyczących archiwizacji;
   2. rejestracji i realizacji wydarzenia oraz informacyjno-promocyjnych oraz marketingowych Stowarzyszenia Wikimedia Polska dotyczących wydarzenia, w szczególności do:
      1. publikacji opisu prelegentów wraz ze zdjęciami;
   1. 1. 1. przygotowania plakietki zawierającej Pana/Pani dane osobowe;
         2. przygotowania broszury informacyjnej zawierającej prezentację prelegentów;
         3. przygotowania relacji z wydarzenia w social mediach oraz na stronach internetowych;
         4. przygotowania relacji z wydarzenia w czasopismach i mediach, które objęły wydarzenie patronatem;
         5. przygotowania podsumowującego raportu do [nazwa podmiotu, do którego należy zdać raport (jeśli dotyczy)],
            na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, tj. Pana/Pani zgody, art. 6 ust. 1 lit. b) RODO tj. podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy oraz wykonanie tej umowy, przez okres organizacji i realizacji wydarzenia oraz okres prowadzenia przez Stowarzyszenia Wikimedia Polska działalności informacyjno-promocyjnej i marketingowej, zaś wizerunku najpóźniej do czasu cofnięcia przez Pani/Pana zgody;

3. archiwizacyjnych, prowadzenia statystyki wewnętrznej oraz w celu dochodzenia i obrony przed ewentualnymi roszczeniami, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO tj. uzasadnione interesy prawne Stowarzyszenia Wikimedia Polska. w postaci czynności archiwizacyjnych, prowadzenia statystyki wewnętrznej, dochodzenia i obrony przed ewentualnymi roszczeniami;
4. Administrator będzie przetwarzał następujące kategorie Pani/Pana danych osobowych: wizerunek, imię, nazwisko, datę urodzenia, nr PESEL/NIP, adres zamieszkania, właściwy do rozliczeń Urząd Skarbowy, obywatelstwo, miejsce urodzenia, dane dot. paszportu, zawód, wykształcenie, miejsce zatrudnienia, numer telefonu, adres e-mail, dane członków rodziny i osoby do kontaktu w nagłych wypadkach, dane dot. otrzymanych wiz do [nazwa państwa, do którego wymagana jest wiza], odwiedzonych państw/regionów i innych informacji wymaganych przez formularz wizowy do [nazwa państwa];

4. ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH

3. Stowarzyszenie Wikimedia Polska może przekazywać Pani/Pana dane osobowe określonym zaufanym osobom trzecim, które świadczą na rzecz Stowarzyszenia Wikimedia Polska usługi lub wykonawcom, usługodawcom oraz innym osobom trzecim, które angażujemy dla wsparcia naszej działalności oraz które związane są zobowiązaniem umownym do zachowania poufności danych osobowych oraz do wykorzystywania ich jedynie dla celów, dla których zostały im przez nas ujawnione. 
   1. Pana/Pani dane osobowe będą przekazywane w szczególności do:

• dostawcom systemów IT, którzy dostarczają Stowarzyszeniu usługi baz danych oraz serwisują sprzęt informatyczny;
• podmiotom, przy pomocy których Stowarzyszenie Wikimedia Polska będzie wykonywała działalność informacyjno-promocyjną i marketingową w tym ich upoważnionym pracownikom i współpracownikom oraz podmiotom przetwarzającym;
• podmiotom współpracującym ze Stowarzyszeniem Wikimedia Polska w organizacji wydarzenia;
• wszystkim odbiorcom materiałów informacyjno-promocyjnych i marketingowych.

5. PRZEKAZYWANIE DANYCH OSOBOWYCH DO PAŃSTW TRZECICH

• Dane Osobowe nie są przekazywane są poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). W przypadku, gdy międzynarodowe przekazanie danych będzie występowało to odbędzie się ono zgodnie ze standardowymi klauzulami o ochronie danych przyjętymi przez Komisję Europejską. Metoda ta zapewnia odpowiedni poziom ochrony prywatności i podstawowych praw i swobód. 

6. PRAWA PRZYSŁUGUJĄCE WZGLĘDEM DANYCH OSOBOWYCH

• Zgodnie z przepisami RODO, względem Pani/Pana danych osobowych, które są przez Stowarzyszenie Wikimedia Polska przetwarzane, przysługują Pani/Panu następujące uprawnienia:

• prawo dostępu do danych osobowych;
• prawo do sprostowania danych osobowych;
• prawo do usunięcia danych osobowych;
• prawo do ograniczania przetwarzania danych osobowych;
• prawo do przenoszenia danych osobowych;
• prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych;
• prawo do niepodlegania decyzji polegającej na zautomatyzowanym przetwarzaniu.

6. W zakresie w jakim przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie wyrażonej przez Panią/Pana zgody, przysługuje Pani/Panu prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
7. W przypadku nieprawidłowego przetwarzania danych osobowych, przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do państwowego organu nadzorczego do spraw ochrony danych, czyli do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. 

7. WYMÓG/ DOBROWOLNOŚĆ PRZEKAZANIA DANYCH

6. Przekazanie przez Pana/Panią danych osobowych jest dobrowolne, aczkolwiek niezbędne do wykonania zawartej między Panem/Panią, a Stowarzyszeniem Wikimedia Polska umową. W przypadku, gdy nie udostępni Pan/Pani tych danych osobowych, Stowarzyszenie Wikimedia Polska może nie być w stanie prawidłowo wykonać ww. umowy.