Ankiety ewaluacyjne po wydarzeniach - czego uczy nas feedback uczestników?

Dlaczego po każdym z wydarzeń organizowanych przez Stowarzyszenie Wikimedia Polska jego uczestnicy dostają prośbę o wypełnienie ankiety ewaluacyjnej? Kto je czyta, jak interpretuję wykluczające się odpowiedzi i jak wyniki ankiet wpływają na kolejne wydarzenia – o tym przeczytasz w moim poniższym tekście napisanym z perspektywy organizatora wydarzeń.

Po co w ogóle wystawiać się na ocenę?

Ankiety ewaluacyjne są bardzo wygodnym narzędziem do badania satysfakcji i lepszego zrozumienia grupy docelowej. Przy dobrze zadanych pytaniach mogą być świetnym drogowskazem do tego, jak i co przygotować następnym razem.

Przyznam, że – szczególnie po pierwszych wydarzeniach organizowanych przeze mnie w Stowarzyszeniu – miałem wątpliwości co do zasadności wysłania ankiety. Myślałem bowiem, że poddaję swoją pracę w nowym środowisku ocenie, a im głębsze pytania zadawałem, tym bardziej przypominało to ekspozycję na samobiczowanie. Myślałem, że przecież nie mając doświadczenia ze społecznością wikimedian, na pewno nie przygotowuję pierwszego Źródłosłowiu w sposób, do którego zainteresowana grupa była dotąd przyzwyczajona.

Z czasem jednak zrozumiałem, że jest to całkiem sprytne – część decyzji związanych np. z wyborem miejsca następnego wydarzenia czy jego przebiegu można podeprzeć wprost wynikami ankiet, które da się łatwo przedstawić w formie tabel i opublikować, informując tym samym: takie jest Wasze życzenie. Zdejmuje to z pracowników Stowarzyszenia odpowiedzialność za wybory i wyklucza pokusę kierowania się własnymi preferencjami. Tak by było w świecie idealnym.

Czy jesteśmy zgodni?

Świat idealny nie jest. Społeczność wikimedian nie jest jednolitą grupą – nie wskazuje tych samych preferencji dotyczących terminu i lokalizacji naszych wydarzeń, przebiegu programu merytorycznego, ścieżek tematycznych czy czasu przeznaczonego na swobodne edytowanie.

Wszyscy chcielibyśmy wygodnie dojechać na miejsce wydarzenia komunikacją zbiorową i jednocześnie mieć w bezpośredniej bliskości hotelu dostęp do natury, ciszę i możliwość odpoczynku po całodniowym programie merytorycznym. Odpoczynek z kolei definiowany jest różnie – dla części z nas ważna jest możliwość spaceru w ciszy, dla części ważny jest dostęp do infrastruktury miejskiej – gastronomii, sklepu i miejsc rozrywki. Różne są też zdania dotyczące samego charakteru naszych zlotów – tego jak bardzo powinny być otwarte a w jakim stopniu wydarzenie ma mieć charakter roboczy, wewnętrzny, tematyczny lub specjalistyczny.

I choć część informacji zwrotnych, które otrzymujemy, wyklucza się, to środowisko wikimedian znane jest ze skrupulatności, szczegółowości i swobodnego wypowiadania się – te cechy widoczne są w ankietach i m.in. za nie bardzo cenimy każdy Wasz głos. A ile jest głosów?

To dobre statystyki, choć mogą być jeszcze lepsze!

Co robimy z informacją zwrotną?

Zwykle po wydarzeniu część zespołu pracująca nad nim ma refleksję związaną z charakterem wydarzenia oraz tym, jak wpisuje się ono w strategię Stowarzyszenia i plan roczny.

Podobnie na etapie planowania konferencji – każdorazowo przewija się temat strategii i planu, grupy docelowej i budżetu przewidzianego na organizację. Suma tych założeń daje odpowiedź w rozmiarze konferencji, programie merytorycznym, komunikowaniu o wydarzeniu, a także lokalizacji i dodatkowych atrakcjach.

Po części wydarzeń umawiamy w zespole pracowniczym spotkanie retrospektywne, podczas którego przekazujemy sobie głosy społeczności zasłyszane podczas konferencji. Wynikiem spotkania retrospektywnego jest wirtualna tablica z czterema sekcjami:

Przejrzysta jest ta część ankiet, w której zadajemy pytania z predefiniowaną odpowiedzią. Dużej uwagi z kolei wymagają te sekcje, w których wypowiadacie się swobodnym tekstem. Wyzwaniem jest ich analiza i wyłonienie z wypowiedzi:

• sugestii dobrych praktyk,
• sugestii usprawniających i ulepszających przebieg i atmosferę spotkań,
• propozycji zaniechania nadmiaru czy praktyk, których nie oczekujecie.

Te sugestie są pomocne, jeśli spotykają się z założeniami danego wydarzenia wynikającymi ze strategii Stowarzyszenia i planu rocznego.

Staramy się też oddzielić od powyższych te wypowiedzi, które są wynikiem osobistych preferencji, a ich uwzględnienie nie wpłynie na dobro ogółu uczestników.

Jak wybieramy miejsce konferencji?

Wybierając miasto, sugerujemy się jego skomunikowaniem z innymi miejscami w kraju i różnorodnością – tym, aby miasta i region nie powtarzały się zbyt szybko.

Punktem wyjścia do wytypowania obiektów, w których możemy zorganizować konferencję, jest spełnienie naszych kryteriów. Są nimi: założona maksymalna liczba uczestników – baza noclegowa i odpowiednio duże sale konferencyjne, budżet, który w największej części pochłaniany jest przez usługi hotelowe – nie zapominamy jednak o dodatkowych kosztach, takich jak obsługa transmisji online, stypendia, koszty przejazdów czy dodatkowych atrakcji (wejścia do muzeów, przewodnicy itp.), bliskość dworca kolejowego i możliwość komfortowego dotarcia komunikacją zbiorową, przystosowanie obiektu do potrzeb osób ze specjalnymi potrzebami, bliskość infrastruktury miejskiej i dodatkowych atrakcji, wyposażenie sal konferencyjnych i stabilność łącza internetowego, dodatkowe przestrzenie w hotelu służące integracji.

Po wytypowaniu kilku obiektów i przeanalizowaniu ofert odwiedzam je osobiście. Podczas spotkań zwracam uwagę na przestrzeń – rzeczywiste rozmiary, odległości, akustykę, a także na poziom obsługi. W porozumieniu z Dyrekcją wybieramy właściwe miejsce i wypracowujemy dogodne dla obu stron warunki, które uwzględniamy w umowie.

Ankiety będą się zmieniać

Być może zauważyliście różnicę ankiety ewaluacyjnej po tegorocznym Wzlocie względem lat poprzednich – zawarliśmy w niej pytania badawcze dotyczące komunikowania o Wzlocie, przekazywania sobie nawzajem informacji i tego, jakie działania przyciągnęłyby nowych uczestników.

Mam też pomysł, aby po niektórych wydarzeniach podzielić ankiety tak, aby dać możliwość wypowiedzenia się osobno Członkom stowarzyszenia i osobno uczestnikom wydarzenia.

Agnieszka Nowicka-Szopa

Koordynatorka ds. komunikacji i marketingu, Wikimedia Polska

Autorka odpowiada za publikację wpisu, opracowanie materiału graficznego.

Tekst i opracowanie graficzne: Agnieszka Nowicka-Szopa, Stowarzyszenie Wikimedia Polska · CC BY-SA 4.0