Drogie członkinie i członkowie Stowarzyszenia, Wikipedystki i Wikipedyści, wszyscy Wikimedianie i sympatycy! W związku z upływającą kadencją zarządu oraz nadchodzącym Walnym Zgromadzeniem Członków, obecny zarząd informuje o już pewnych wakatach w zespole zarządzającym Stowarzyszeniem.
W pierwszej ogłoszeniu (będzie ich więcej) szukamy osób chętnych do pełnienia roli sekretarza w zarządzie Stowarzyszenia.
Dlaczego pytamy z wyprzedzeniem?
Po pierwsze – Wojciech Pędzich, który przez 6 lat zasiadał w zarządzie Stowarzyszenia, a w ostatnich 4 latach pełnił rolę Sekretarza, postanowił poświęcać więcej czasu na inną aktywność w Wikimediach. Dziękujemy Wojtkowi za te sześć lat pełnych zmian i projektów Wikimedia Polska, a podziękujemy Mu odpowiednio za sekretarzowanie, kiedy tylko kwestie pandemiczno-sanitarne na to pozwolą.
Po drugie – rola sekretarza to rola zespołowa, do której trzeba przygotować się z wyprzedzeniem. W konsekwencji chcielibyśmy prosić Walne o wybór osoby już wstępnie przygotowanej oraz możliwie dobrze przygotować potencjalne kandydatki/kandydatów do roli.
Jak działa sekretarz?
Sekretarz jest zgodnie z Statutem Stowarzyszenia członkiem zarządu: w związku z tym bierze udział w jego posiedzeniach, głosowaniach i dba o ogólny zarząd Stowarzyszeniem.
Ponadto, w ramach swojej roli sekretarz dba o przygotowanie, realizację i dokumentację czynności wewnętrznych Stowarzyszenia (a jest ich wiele!), wspomagając innych członków zespołu zarządzającego i wolontariuszy. Przez to Sekretarz może być drugą, po Prezesie, najważniejszą osobą w organizacji!
Jest on opiekunem spraw wewnętrznych i praca na zapleczu to jego królestwo. W takich sprawach, jak wsparcie społeczności, projekty edukacyjne czy organizacja wydarzeń działają wolontariusze, pracownicy i inni członkowie zespołu zarządzającego. Dyrektor zarządza pracownikami, wyznacza im bieżące zadania i zbiera od nich efekty pracy. Prezes opiekuje się zarządem (i całym zespołem zarządczym) oraz (przy wsparciu zespołu) całokształtem działań, w tym kwestiami kluczowymi i zewnętrznymi. Sekretarzowi zostaje tylko dbanie o to, żeby sprawy priorytetowe były załatwione rzetelnie i na czas. Sekretarz koordynuje pracę zespołu zarządzającego (zarządu, dyrektora i decyzyjnych wolontariuszy). Korzysta przy tym ze wskazówek prezesa.
Sekretarz nie musi mieć wiedzy prawniczej ani księgowej, nie musi mieć umiejętności informatyka. Wystarczy, aby był osobą asertywną, systematyczną i samodzielną, lubiącą porządek, oraz by umiał tak umawiać się z innymi, żeby sprawy były załatwiane w odpowiedniej kolejności i terminowo.
Ilekroć niżej piszemy, że sekretarz robi coś samodzielnie, chodzi o działanie osobiste. Czuwanie i dbanie to możliwe kierowanie działaniami innych osób. Prawdopodobnie nie znajdziemy osób, które będą w stanie robić wszystko według listy. W związku z tym chętnie porozmawiamy z chętnymi, jak przyszły sekretarz podzieli się zadaniami
(z wiceprezesem, dyrektorem i pracownikami).
Zadania
Bramkarz spraw kierowanych do zespołu zarządzającego (w tym: układanie agendy).
Sprawy powinny być odpowiednio opisane i przypisane właściwym osobom. Czasami zarządowi zgłaszane są sprawy, które mogą (powinny) trafić do np. pracowników. Zdarzają się sprawy niedopracowane, na wczoraj, na za miesiąc. Samodzielnie układając agendę spotkań zarządu, sekretarz może rozpoznać jej stan przygotowania, termin, właściwego adresata i odpowiednio zareagować (poprosić o uzupełnienie, przekazać sprawę pracownikom/właściwej osobie, przyjąć ją na agendę któregoś z posiedzeń – z określeniem którego, bądź ją odrzucić).
Opiekun posiedzeń offline: ich przygotowania, protokołów i publikacji.
W przypadku, gdy posiedzenie zarządu odbywa się w jednym miejscu, sekretarz czuwa nad logistyką i współpracuje z dyrektorem, który zapewnia organizację. Zarówno w przypadku posiedzeń offline, jak i telekonferencji, sekretarz przypomina o terminie, miejscu i agendzie posiedzenia, dba o wstępne przygotowanie protokołów (na podstawie samodzielnie ukształtowanej agendy) i o ich uzupełnienie w trakcie posiedzeń. Po posiedzeniu sekretarz dba o publikację protokołu w BIP.
Czuwanie nad sprawami członkowskimi.
Sekretarz współpracuje z biurem przy przyjmowaniu kandydatów na członków, czuwa nad aktualnością listy członków, samodzielnie kontaktuje się z członkami w sprawie składek oraz w sprawie organizacji walnego zebrania (i w innych sprawach dotyczących członkostwa).
Dekretacja: przypisywanie właścicieli do zadań (w obrębie zespołu zarządzającego).
W zespole zarządczym dzielimy się odpowiedzialnościami, a każde zadanie musi być przypisane jednej osobie według jej własności. To pomaga każdemu poukładać swoje zadania, a zespołowi wszystkie je zrealizować.
Oczywiście wymaga to koordynacji, troski o balans i listę zadań poszczególnych osób, by nie stresować ich zbyt długą listą czy zadaniami spoza ich właściwości. Żaden ustalony z góry podział zadań nie przewidzi wszystkiego, są sprawy mało oczywiste lub interesujące bezpośrednio więcej niż jedną osobę. Sekretarz samodzielnie upewnia się więc, że nic istotnego nie leży na ziemi niczyjej, że posiadanie oraz udział w sprawach są przypisane, a terminy dotrzymywane. Sekretarz komunikuje tu się z prezesem.
Czuwanie nad dokumentami (powstawanie, obieg, archiwizacja) i narzędziami technicznymi.
Sekretarz może być poproszony o podpisanie dokumentu, ale przede wszystkim to zadanie polega na dopilnowaniu, żeby dokumenty były gotowe na czas, w odpowiednim czasie podpisywane (jeżeli wymagają podpisu), a następnie odpowiednio przesyłane dalej i archiwizowane. Chodzi m.in. o wszelkie sprawozdania (finansowe, OPP, z własnej działalności dla Walnego, dla Wikimedia Foundation) oraz umowy współpracy. Sekretarz może dbać, by raz sporządzone dokumenty zawierające przydatne dane były łatwo dostępne i wykorzystywane. Może dbać o stan wzorów dokumentów, np. zlecić sporządzenie brakującego wzoru. Sekretarz ma też wysokopoziomowy dostęp do wszystkich narzędzi technicznych używanych przez Stowarzyszenie, do banku, list dyskusyjnych, wiki, serwerów. Może samodzielnie technicznie obsłużyć objęcie i zdanie roli przez wszystkich innych członków zarządu i pracowników.
Czuwanie nad transparentnością.
Sekretarz dba o transparentność działań Stowarzyszenia. Dopilnowuje, żeby informacje publiczne w bazach danych czy w BIP były aktualne (chodzi tu m.in. o listę uchwał zarządu i rejestr umów).
Wsparcie organizacji dla sekretarza
Wikimedia Polska jako stowarzyszenie dąży do wysokich standardów Rozumu i Godności Człowieka. Sekretarz jest wolontariuszem i ma prawo do adekwatnego wsparcia od organizacji. Dlatego Stowarzyszenie daje mu:
- wprowadzenie w rolę: przedstawienie stanu Stowarzyszenia, procesów, planów, stylu pracy,
- dostęp i szkolenie z narzędzi do zdalnej pracy zespołowej, w tym: Slack, Asana, skrzynka e-mail, prywatny dysk w chmurze, kalendarz, komunikatory;
- uprawnienia techniczne: dostęp do banku, uprawnienia biurokraty na wiki Stowarzyszenia, administratora na innych stronach i listach dyskusyjnych;
- przestrzeń do współpracy (fizyczna przestrzeń spotkań w biurze Stowarzyszenia, logistyczne ułatwienia dojazdu, dostęp do serwisów telekonferencji i pracy zdalnej);
- rozwój kompetencji (w tym szkolenia według potrzeb, m.in.: z zarządzania projektami, zarządzania organizacją, obsługi narzędzi, komunikacji);
- raporty, dokumentację, archiwa potrzebne do podejmowania decyzji;
- w razie potrzeby: sprzęt (laptop, telefon, drukarka/skaner, sprzęt do telekonferencji, kwalifikowany podpis elektroniczny);
- prawo do odpoczynku, w tym dłuższych nieobecności;
- wsparcie współpracowników, w tym: dwóch zastępców, a także drugiej pary oczu, która konsultuje w razie potrzeby;
- wsparcie wiedzą co do długoterminowego kierunku rozwoju Stowarzyszenia;
- publiczne uznanie dla pracy dla Stowarzyszenia;
- planowanie z dogodnym wyprzedzeniem.
Jak się zgłosić?
Osoby zainteresowane tą rolą prosimy o możliwie prędki kontakt celem bliższego zapoznania Was z tą rolą. Kontaktujcie się ze mną i z Szymonem Grabarczukiem. Możecie pisać maile (michal.buczynski@wikimedia.pl, szymon.grabarczuk@wikimedia.pl) – jeżeli wyślecie do nas obu, macie pewność, że mail zostanie zauważony. Możecie też pisać na Facebooku i dzwonić.
Czy mogę się zgłosić, jeżeli nie jestem członkiem/członkinią Stowarzyszenia?
Jak najbardziej! Zgłoś się, jeżeli uważasz, że opis roli pasuje do Twoich mocnych stron oraz jeżeli spełniasz wymogi formalne:
- uczestniczysz w projektach Wikimedia,
- osiągnąłeś/osiągnęłaś pełnoletność,
- nie zostałeś pozbawiony/-a praw publicznych,
- nie zostałeś/zostałaś skazany/-a prawomocnym wyrokiem za przestępstwo umyślne ścigane z oskarżenia publicznego lub przestępstwo skarbowe.
Jeżeli uznamy, że byłbyś/byłabyś dobrą osobą do tej roli, zgodnie ze statutem przyjmiemy Cię w poczet członków, a następnie poprosimy Walne o kredyt zaufania.
Czy chodzi o całą kadencję?
Niekoniecznie. Nie będzie to żadną ujmą, jeśli zrezygnujesz przed upływem dwóch lat. Dopóki w trakcie kadencji rezygnuje mniejsza część zarządu, zarząd może sam uzupełnić wakaty. Daj sobie jednak przynajmniej 3 miesiące na wdrożenie się do roli.
W imieniu Zarządu Wikimedia Polska